Что означает штамп на письме

Штамп — это клише, содержащее любую информацию любой формы, за исключением круглой. Штампы бывают с реквизитами компании, подтверждающие «копия верна», «оплачено», «допущено» и т. п. В этой статье мы рассмотрим, для чего необходимо использовать штампы на письмах, как называются штампы на письме и как используются в различных ситуациях.

1. Зачем нужно ставить штамп на письмо
2. Почему необходимо ставить штамп на письмо
3. Как называется штамп на письме
4. Для чего нужен штамп
5. Подробные полезные советы
6. Выводы и заключение

Зачем нужно ставить штамп на письмо

Оттиск печати служит для заверения подлинности документов. Он ставится прямо на лицевую сторону документа или прикрепляется к документу шнуром, либо лентой (часто окрашенной в цвета владельца) или узкой полоской, нарезанной и сложенной, но не отделенной от документа. Штампы помогают сотрудникам сохранять целостность и достоверность документов компании, что особенно важно в делопроизводстве и бухгалтерии.

Почему необходимо ставить штамп на письмо

Штамп используется в большинстве случаев для экономии времени Ваших сотрудников, при необходимости нанесения на внутренние документы компании повторяющейся информации. Поэтому ставить штампы особенно эффективно, когда их многократно используют на одних и тех же документах. Они также позволяют избежать ошибок при заполнении документов, ведь информация на штампе недвусмысленна и однозначна.

Как называется штамп на письме

Изначально сургуч использовался для запечатывания так называемых «закрытых писем», а позднее (приблизительно с XVI века) — конвертов. В России сургучные печати стали употребляться с конца XVII века для скрепления печатью важных документов или для создания впечатления подлинности содержимого конверта. Сегодня же штампы называются также оттиском печати, их можно найти в виде самонаборного резинового штампа, или готовыми типографскими аналогами.

Для чего нужен штамп

Штамп — это устройство для ускоренного проставления данных на документах, которое позволяет экономить время в процессе работы. У штампа нет юридической силы, но он часто используется для упрощения ведения документооборота. С помощью штампа можно проставлять дату и номер документа, реквизиты компании, маркировать продукцию. Банки используют штампы для указания платежных реквизитов, данных о банке или о расчетных счетах.

Подробные полезные советы

1. Сотрудникам лучше дополнить штамп реквизитами компании, чтобы стандартизировать все документы и упростить работу с ними.
2. Ставьте дату на штампе, это поможет в учете и контроле над документами.
3. Определите все возможные варианты использования штампа и пропишите их внутренние правила компании.
4. Следите за состоянием штампа и не давайте его использовать другим организациям.
5. Продумайте дизайн штампа, чтобы он отражал вашу компанию и придавал ей индивидуальность.

Выводы и заключение

Штамп является неотъемлемой частью документооборота компаний. Он помогает сохранять целостность и достоверность документов, экономить время сотрудников, предотвращать ошибки в заполнении документов. Однако, чтобы штамп принес наибольшую пользу, необходимо определить все его возможности использования, разработать правила внутреннего использования и следить за его состоянием.