Где взять штатное расписание
Штатное расписание — это не просто формальность, а важный документ, регламентирующий структуру, штатный состав и систему оплаты труда в организации. 💼📈 Он необходим как для внутреннего управления персоналом, так и для взаимодействия с внешними контролирующими органами.
В этой статье мы разберем, что такое штатное расписание, зачем оно нужно, кто его составляет и где его хранить. 🗄️ Также мы рассмотрим типичные вопросы, связанные со штатным расписанием, и дадим на них исчерпывающие ответы.
- Значение штатного расписания
- Создание и утверждение штатного расписания
- Утверждение штатного расписания
- Содержание штатного расписания
- Хранение штатного расписания
- Просмотр и корректировка штатного расписания
- Внесение изменений в штатное расписание
- Штатное расписание в программе 1С
- FAQ: часто задаваемые вопросы о штатном расписании
- Заключение
Значение штатного расписания
Штатное расписание играет ключевую роль в следующих аспектах деятельности организации:
- Планирование численности и структуры персонала. Штатное расписание позволяет определить оптимальное количество сотрудников для выполнения задач компании, распределить их по отделам и должностям, а также спрогнозировать затраты на оплату труда.
- Организация системы оплаты труда. В штатном расписании фиксируются оклады, надбавки и другие выплаты, предусмотренные для каждой должности. Это позволяет обеспечить прозрачность и справедливость системы оплаты труда, а также избежать конфликтов с сотрудниками.
- Взаимодействие с контролирующими органами. Налоговая, трудовая инспекции, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования — все эти органы могут запросить штатное расписание в рамках своих проверок. 📃 Например, для сопоставления реальных зарплат сотрудников с указанными в документах, проверки правильности начисления налогов и сборов, а также соблюдения трудового законодательства.
Создание и утверждение штатного расписания
Кто отвечает за разработку штатного расписания?Обычно эту задачу выполняют:
- Сотрудники отдела кадров 👩💼👨💼 — они обладают информацией о текущем составе персонала, вакансиях, требованиях к кандидатам.
- Бухгалтерия 🧮 — контролирует расходы на оплату труда и может оценить финансовые возможности компании.
- Юридический отдел ⚖️ — обеспечивает соответствие штатного расписания требованиям законодательства.
В крупных компаниях разработкой штатного расписания могут заниматься специализированные отделы, например, планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.
Утверждение штатного расписания
Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации. ✍️ Дата вступления в силу обычно совпадает с началом календарного месяца, чтобы избежать путаницы с начислением заработной платы.
Содержание штатного расписания
Штатное расписание составляется по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Госкомстатом России. В нем указывается следующая информация:
- Наименование организации 🏢
- Дата составления и период действия 🗓️
- Структурные подразделения 🏢 (отделы, департаменты, филиалы)
- Должности 💼 (с указанием количества штатных единиц)
- Оклады 💰 (фиксированная часть заработной платы)
- Надбавки и доплаты ➕ (за стаж, квалификацию, особые условия труда)
Важно! Штатное расписание не содержит персональных данных сотрудников, а только обобщенную информацию о должностях.
Хранение штатного расписания
Штатное расписание относится к документам постоянного срока хранения. 📁 Хранить его необходимо в организации, где оно было разработано и утверждено.
Если по каким-то причинам штатное расписание передается в другую организацию, то срок его хранения составит 3 года (согласно приказу Росархива от 20.12.2019 № 236).
Просмотр и корректировка штатного расписания
Кто имеет доступ к штатному расписанию?Поскольку штатное расписание не содержит персональных данных, оно доступно для ознакомления всем сотрудникам организации.
Внесение изменений в штатное расписание
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. ✍️ Это может быть связано с:
- Реорганизацией компании 🔄 (изменение структуры, появление новых отделов, ликвидация старых)
- Оптимизацией численности персонала 📈📉 (сокращение или расширение штата)
- Изменением системы оплаты труда 💰 (пересмотр окладов, введение новых надбавок)
Штатное расписание в программе 1С
В программе 1С информация о штатном расписании хранится в разделе «Зарплата и кадры». 💻 Здесь можно:
- Создать новое штатное расписание ➕
- Внести изменения в существующее ✏️
- Сформировать отчеты 📊 (например, «Штатные сотрудники», "Штатное расписание (Т-3)")
- Просмотреть штатное расписание на определенную дату 🗓️
FAQ: часто задаваемые вопросы о штатном расписании
1. Обязательно ли иметь штатное расписание?Да, наличие штатного расписания обязательно для всех организаций, независимо от формы собственности и численности сотрудников.
2. Что будет, если у организации нет штатного расписания?Отсутствие штатного расписания является нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов. 👮♀️
3. Можно ли вносить изменения в штатное расписание задним числом?Нет, вносить изменения в штатное расписание задним числом запрещено. Все изменения должны быть оформлены приказом руководителя с указанием даты вступления в силу.
4. Можно ли использовать типовое штатное расписание?Нет, типового штатного расписания не существует. Каждая организация разрабатывает свой документ, исходя из специфики своей деятельности, структуры и численности персонала.
Заключение
Штатное расписание — важный документ, играющий ключевую роль в управлении персоналом и организации системы оплаты труда. Грамотно составленное штатное расписание помогает оптимизировать расходы на персонал, обеспечить прозрачность и справедливость системы оплаты труда, а также избежать проблем с контролирующими органами.
