Что должно быть в кабинете секретаря
Кабинет секретаря является важной зоной в организации. Это место, где секретарь выполняет свои обязанности и обеспечивает эффективную работу руководителя, как в офисе, так и за его пределами. Необходимо обустроить кабинет с экономической точки зрения, а также с учетом эргономики.
Мебель и техника
В кабинете секретаря должен быть минимальный необходимый набор мебели: стол, стул, шкаф для документов. Обязательна наличие оргтехники: персональный компьютер, копировальный аппарат, телефон и факс. Расстановка мебели должна быть продуманной, чтобы не создавать переполненности в комнате.
Стол секретаря
На столе секретаря должны присутствовать только необходимые предметы: текущие документы, которые секретарь использует в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Лучше делать это сразу после завершения работы с документом.
Рабочий стол секретаря
Рабочий стол должен быть удобным и функциональным. В состав рабочей мебели должен входить стул для посетителя. В зоне ожидания посетителей должны быть удобные стулья и стол. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом-стенкой (3-4- секционным) или вращающимся стеллажом для хранения документов.
Обязанности секретаря
Секретарь организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.д.). В обязанности секретаря входит также работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация.
Услуги секретаря
Секретарь выполняет следующие услуги:
- Прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
- Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
- Планирование и подготовка приема посетителей;
- Помощь в заказе гостиниц и авиабилетов;
- Участие в подготовке деловых переговоров.
Выводы
Кабинет секретаря должен быть обустроен с учетом эргономики и экономической целесообразности. Он должен соответствовать требованиям руководителя и быть комфортным для секретаря в его работе. Необходимо продумать, какие элементы мебели и техники обязательны, чтобы обеспечить эффективную работу команды и наилучшие результаты.
